Если ваше предприятие или организация работает на рынке определенных услуг или товаров хотя бы на протяжении нескольких лет, вы уже не понаслышке знаете о проблеме поиска наилучшего способа хранения и защиты бумажных оригиналов важных документов, а так же копий различных важных бумаг. Этот вопрос не так уж просто решить, ведь нужно не только найти в вашем офисе или другом помещении физическое место хранения необходимой бумажной документации, но так же придется позаботиться об обеспечении их сохранности. В понятие сохранность входит не только надлежащие условия хранения, но так же защита от форсмажорных случаев - пожар, наводнение или другое стихийное бедствие, грабеж или вандализм и так далее. Нередко справиться с этой задачей в полной мере предпринимателю не под силу. Да, случаи утери важных документов регистрируются не так часто, но, все-таки, с завидной регулярностью.
А ведь ситуацию усугубляет количество документов, которые приходится хранить. Если взять средние данные, то каждое предприятие, предлагающее своим клиентам определенные товары или услуги, осуществляет около десяти продаж ежедневно. И, естественно, это сопровождается документами (около четырех экземпляров), среди которых: налоговая накладная, счет на предприятие или частное лицо, так же понадобится оформить акт выполненных работ и расходную накладную. Не сложно подсчитать, что за месяц работы такого предприятия, кроме материальной прибыли и затрат вы получите пакет документации - порядка тысячи различных бумажных документов, что, согласитесь, вовсе не мало.
А если учесть тот факт, что многие клиенты желают получить свой пакет документов почтой, то вам придется учесть в ежемесячном бюджете затраты на эти услуги. При чем не только финансовые затраты, но и время, которое вашим сотрудникам придется потратить на это. С учетом того, что отправлять придется заказное письмо (в противном случае документы могут не достичь адресата), то около тысячи гривен вы будете ежемесячно тратить на оплаты услуг почты, а ведь еще следует учесть расходные материалы - бумага, тонер принтера и так далее.
Один из лучших методов решения этого вопроса - электронный документооборот, который впервые был введен в нашей стране в 2004 году для решения вопроса ведения внутренней документации предприятий, а на сегодняшний день позволяет не только вести все внутренние документы, но так же обмениваться важной документацией с контрагентами и подавать электронные отчеты в соответствующие государственные организации. Конечно, на сегодняшний день далеко не все могут вести электронную отчетность, но тот факт, что это намного удобнее, а так же требует меньших финансовых и трудовых затрат позволяет утверждать, что в ближайшем будущем сторонников сдачи отчетов и ведения документации в электронном виде будет все больше. Есть метод, который позволяет легко подтверждать юридическую силу электронного документа - электронная подпись, которая являет уникальный цифровой код, подтверждающий вашу личность. Если в документ после подписи вносились какие либо изменения, это будет видно и он сразу же теряет свою юридическую силу.
Преимущества электронной отчетности очевидны - скорость формирования бухгалтерской и другой отчетности значительно выше, так же отсутствуют затраты на отправку писем почтой, сокращается время отправки, ведь все знают как быстро работает электронная почта; легко решается вопрос с хранением документов, ведь электронные аналоги куда проще хранить и обеспечить им защиту - современные компьютерные технологии позволяют не только взламывать, но и надежно защитить от взлома электронную информацию.
Однако, если все так просто и выгодно, то почему же для всех предпринимателей и организаций сдача отчетов в электронном виде не заменила бумажную работу? Дело в том, что есть препятствия. Начнем с того, что электронная подпись может быть использована не на всех документах. Простой пример - договор купли-продажи недвижимости может быть завизирован исключительно живой подписью в сочетании с мокрой печатью (если она есть). Следует так же учесть тот факт, что программное обеспечение бухгалтерии так же не предусматривает возможность поставить электронную подпись в базовой функциональности (например, 1С Предприятие). Многие специалисты считают, что именно этот фактор и является сдерживающим в вопросе переходя всех предприятий Украины на электронный документооборот.
Однако, уже сегодня вы можете воспользоваться всеми преимуществами электронной отчетности как для внутреннего документооборота, так и в сделках с клиентами и деловыми партнерами. Уже сегодня успешно функционируют системы электронного документооборота, где огромное количество организаций уже имеют возможность обмениваться первичными документами в электронном виде, а так же сдавать электронные отчеты в соответствующие государственные органы.
Джерело: Валерий Лопапа, 29 октября 2013