Планирование задач – одна из ключевых составных управления проектами. По своему значению, планирование может быть поставлено в один ряд с реализацией проекта, и включает в себя получение ответов на ряд важнейших вопросов: какой результат должен быть достигнут? какие ресурсы для этого необходимы? в какой срок? и т.д.

По мнению топ менеджеров, за плечами которых солидный опыт работы, причиной провала проектов, по срокам или по содержанию, в подавляющем большинстве случаев выступает неправильное планирование.

10 советов по планированию задач от топ менеджеров

Коллективное планирование

Одной из самых распространенных ошибок начинающих специалистов по планированию задач и управлению проектами, выступает их стремление планировать в одиночку. На самом же деле, залог того, что исполнители будут максимально вовлечены в процесс, - их активное участие непосредственно в процессе планирования.

Грамотная формулировка проблемы

Абсолютно любой проект включает в себя решение определенной проблемы, однако ее формулирование часто пропускается. И это серьезная оплошность. Ведь то, как именно сформулирована задача напрямую влияет на способ ее решения, поэтому и имеет важнейшее значение.

Оценка работ

Чтобы грамотно и обосновано что-либо оценить, важно еще на первоначальном этапе установить адекватный уровень детализации своих оценок. Если проект находится только на этапе инициации, то достаточно наметить крупные компоненты оценок. В том случае, если уже была составлена иерархическая структура работ, и вы находитесь на продвинутой стадии планирования проекта, то его необходимо разбить на более мелкие компоненты. Чем меньшей будет единица или пакет работ, тем точнее будет ваша оценка.

Фиксация результатов

Отсутствие встречной информации либо критической оценки достижений – объективные факторы, препятствующие эффективному обучению людей. Так, например, давать оценку сроку выполнения конкретной задачи, не замеряя реальное время, необходимое для ее выполнения, не позволит достичь прогресса в оценочной деятельности. Топ менеджеры рекомендуют ежедневно фиксировать время выполнения задачи. Если это делать реже, то на пользу рассчитывать не приходится, так как подобная оценка послужит лишь, для построения догадок.

Низкая цена – не значит лучшая

Не стоит зацикливаться на поставщике, который предлагает наиболее низкую стоимость. Далеко не всегда это лучший выбор для проекта. Не менее важны репутация и методы его работы. Так, например, если поставщик нередко нарушает сроки договоренности, а закупка у него имеет исключительно важное значение для успешной реализации вашего проекта, то погоня за низкой ценой может стоить вам успеха!

Расписание

Детальное планирование – неотъемлемая составная успешной реализации проекта. Однако нежелательно составлять расписание более детально, чем это возможно охватить. В идеале следует планировать на 4-6 недель. Если определенная часть работы займет полгода, то ее нужно разбить на пять-шесть подзадач. Четкое следование этому простому правилу, поможет избежать главной опасности – бесконечных переносов работы на последние несколько дней исполнения проекта.

• Список основных документов по проекту

В перечень могут войти, как успешно выполненные и выполняемые в данный момент проекты, чья тематика частично связана с тематикой текущего, так и документы, содержащаяся в которых информация в глобальным смысле может быть полезной. Сюда же войдут и ссылки на ранее наработанные материалы. Так, например, если целью проекта выступает создание системы для привлечения клиентов посредством Интернета, то в список документов будет разумно включить действующий алгоритм продаж, результаты проведенных маркетинговых исследований, ссылки на предыдущие отчеты по работам от подрядчиков и т.д.

Анализ

На окончательном этапе необходимо провести детальный анализ всего проекта. Целью этого является вынесение из проделанной работы уроков, которые могут быть применены в будущем, при реализации новых проектов. В процессе анализа должны быть поставлены два ключевых вопроса: «Что было сделано хорошо?» и «Что хотелось бы улучшить в следующий раз?»

Планировщик задач Worksection

Worksection – универсальный сервис для контроля задач и управления проектами, демонстрирующий высокую эффективность в комфортном отслеживании отдельных подзадач, приоритетности, сроков исполнения, бюджета, временных затрат и других аспектов.

Планировщик задач Worksection легко адаптировать в организации любой направленности и любого масштаба, и произвести интересующие настройки под различные индивидуальные задачи. Метки, канбан-доски и статусы дают возможность структурировать работу с большим количеством мелких задач.

Данный инструмент обеспечивает постоянную связь между членами проектной команды, вся информация о каждом из рабочих проектов и стадиях, на которых они находятся в текущий момент, собрана в одном месте, а данные о достигнутых результатах поданы в понятной форме и доступны всем исполнителям. Кроме этого, Worksection в автоматическом режиме формирует отчеты по введенным параметрам: числу завершенных задач, затраченному времени и бюджету.

Источник: Антон Муха 25 ноября 2020