Если руководитель положил на вас обязанности выбора конференц-зала, значит нужно подойти к этой задаче с полной серьезностью и ответственностью. Решить этот сложный вопрос помогут краткие советы, изложенные ниже.

Поиск подходящих предложений

Для упрощения поиска конференц-зала в Украине очень удобно использовать специализированный каталог, который выпускается ежегодно под названием "Конференц-сервис в Украине". Главным достоинством этого издания считается:

• сортировка по городам;
• публикация на двух языках: русском и английском;
• доступен как в бумажном, так и электронном виде;

Не стоит сбрасывать со счетов и различные интернет издания, в которых также публикуется большое количество объявлений по аренде конференц-залов. В качестве примера могу привести сайт uConf.com.ua. Это каталог конференц-залов Киева uconf.com.ua/, где вы легко сможете выбрать подходящий зал для аренды.

При просмотре различных предложений, прежде всего нужно обращать внимание на:

• количество мест в конференц-зале;
• фактическую площадь (согласно стандартам выбираем не меньше 4,5 кубометра пространства на 1 участника);
• оборудование конференц-зала (проектор, микрофоны, столы, стулья и т.д.);
• возможность организации кофе-брейков или полноценных обедов;

Просмотр найденных вариантов

Не ленитесь посетить каждый с выбранных конференц-залов лично, ведь выставленные в объявлениях фотографии могут давать ложное представление о самом зале и его освещении. Профессионалы рекомендуют осматривать их ближе к вечеру, так как в это время есть возможность оценить естественное и искусственное освещение.

Если есть возможность пригласить ведущего конференции на осмотр – нужно это сделать. Очень важно создать ему комфортные условия проведения конференции, тренинга или семинара. На месте в считанные минуты сможет определить есть ли нужное оборудование для работы и насколько качественно он сможет подать материал в этом помещении.

Если семинар будет идти целый день, то нужно решить вопрос с кофе-брейком или обедом. Если в стоимость аренды конференц-зала не включены эти услуги, то позаботьтесь об этом заранее. Идеальным вариантом будет наличие ресторана или кафе недалеко от помещения. Наверное, неудобно будет в перерыве бежать в ближайший супермаркет за продуктами

Аренда конференц-зала в Киеве

Бывают такие ситуации, что вы определились с помещением, но пока планировали своё мероприятие, зал заняли уже другие люди. Чтобы такой ситуации не произошло, нужно заранее договориться с администрацией конференц-зала.

• Оплатите задаток – это будет гарантировать администрации, что вы не откажетесь от их конференц-зала и настроены серьезно.
• Потребуйте письменные гарантии – составьте договор аренды конференц-зала для вашей компании на определенную дату и время мероприятия.

Если вам нужна аренда зала в Киеве от компании uconf.com.ua/kyiv/, а Вы находитесь в другом городе, то обязательно нужно созваниваться с администрацией. На сайте uConf.com.ua есть удобная форма бронирования зала, с помощью которой вы зарезервируете выбранный зал в нужное.

Дорога и жилье имеют значение

Возможно, что на запланированном мероприятии будут гости с разных городов. Это значит, организатору придется позаботиться об их проживании. В этом случае лучше всего, чтобы место поселение и место проведения мероприятия частично совпадало. В таком случае профессионалы рекомендуют выбрать аренду в гостинице. Участникам мероприятия не придется искать место собрания по городу, тратить время на проезд. Это позволит сконцентрировать внимание на обучении (работе).

Данные советы гарантируют простой поиск конференц-зала как в вашем городе, так и за его приделами с помощью онлайн-сервисов.

Источник – uConf.com.ua – структурированный каталог конфернец-залов Киева.

Источник: Анатолий Валтасар 15 марта 2014