Развитие информационных технологий кардинально изменило мир документооборота, но иногда кажется, что бумаги от этого потребляться стало не меньше. Но так ли это, и можно ли максимально заменить информационными носителями все, на что раньше использовалась бумага? Отражением потребности в канцелярских товарах является ассортимент и объемы их предложения в ведущих интернет-магазинах страны. Например, в интернет-магазине "Officeman" — http://officeman.com.ua/ - представлены несколько десятков тысяч позиций товаров, обеспечивающих современные офисные потребности. Как сэкономить на канцелярских расходах в каждом конкретном случае?
Главные статьи расходов современного деловодства так или иначе связаны с переработкой и хранением информации. Бумага, на которой распечатываются документы, ручки, которыми пишутся заметки и черновики, ставятся подписи, папки, в которые складываются систематизированные по тематике документы. Скрепки и степлеры для скрепления листов, дыроколы и другие мелочи.
Наибольшим потребителем бумаги, папок и скрепок является бухгалтерия. Несмотря на то, что бухгалтерский учет повсеместно ведется в программном виде, в бухгалтерском документообороте всегда будут присутствовать первичные документы, связанной с подтверждением поставок товаров и услуг. Это — подписанные контрагентом товарные накладные и акты выполненных работ, доверенности, налоговые накладные, банковские выписки, а также - ведомости выдачи зарплаты, внутренние ордера и прочее. Поэтому здесь без папок и бумаги никак не обойтись. А вот на бухгалтерской отчетности с недавнего времени стало возможным экономить. Органы налоговой инспекции не так давно, но уже принимают отчетность в электронном виде. Правда, налоговый софт пока не совершенен, зачастую глючит. А еще — требует установки на бухгалтерском компьютере специального программного обеспечения, работающего под операционной системой Windows, причем — определенных версий, что вызывает ряд проблем у пользователей, использующих, например, Ubuntu и другие операционки на базе Линукса. Поэтому, иногда еще приходится дублировать отчетность на бумажном носителе.
Что касается рекламно-информационной и технической документации, то лучше все это сразу выполнять и хранить в электронном виде. Например, для разработки и хранения чертежей, схем, эскизов, графических макетов лучше всего использовать программы векторной графики, поддерживающие электронные форматы cad, cdr, svg или специальные форматы проектирования спецвидов продукции, например — мебели. Для хранения документов деловой переписки лучше всего подходят электронные форматы doc или odt. Рекламные каталоги и технические пояснительные записки, содержащие одновременно текстовую и графическую информацию, лучше всего хранить в формате pdf.
Ну а что касается рекламной полиграфии — буклетов, листовок, каталогов, наклеек и прочего, то от них лучше всего постепенно уходить. Или даже не постепенно, а очень даже быстро. Тем более, что уходить есть куда — в Интернет. Потому что на сегодня — это наиболее эффективная для продаж информационная среда с высококачественной и платежеспособной аудиторией потенциальных покупателей товаров и услуг.
Джерело: Анатолий Валтасар 10 мая 2014